Mit dem Umstieg des Landkreises Augsburg im Sommer 2013 vom klassischen zum elektronischen Vergabeverfahren erfolgen öffentliche Ausschreibungen nach VOB (Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen) in Stadt und Land fortan flächendeckend über eine moderne E-Business-Plattform. Wie bereits die Stadt Augsburg und das Staatliche Bauamt Augsburg arbeitet nun auch der Landkreis auf der Plattform vergabe.bayern.de. Diese seitens der Obersten Baubehörde im Bayerischen Staatsministerium des Innern genutzte und im gesamten Bundesland etablierte E-Vergabe-Lösung der RIB Software AG, Stuttgart, ist in Augsburg und Umgebung weitestgehend bekannt und freut sich bei Bieterunternehmen stets größerer Beliebtheit. So die Angaben der Abteilung Bauwesen (technisch) im Landratsamt Augsburg.
Auf neue EU-Richtlinie vorbereitet
Neben riesigen Papierbergen, die das Team um Sigrid Hausotter bei der Ausschreibung von Baumaßnahmen im Hoch- und Tiefbau mit der elektronischen Lösung einzudämmen suchte, hatte sich der Landkreis vor allem das Ziel gesetzt, Bieterfirmen in Augsburg und Umgebung frühzeitig auf die neue EU-Richtlinie vorzubereiten. Nach aktuellen Richtlinienentwürfen des Europäischen Parlaments soll die Vergabe öffentlicher Aufträge in den Folgejahren ausschließlich auf elektronischem Wege erfolgen. „Insbesondere kleineren Unternehmen in verschiedenen Gewerken des Hochbausektors fällt es derzeit noch schwer, sich vom gewohnten Papierverfahren auf PC umzustellen“, erklärt Sigrid Hausotter. „Aus diesem Grund war uns der Umstieg zum jetzigen Zeitpunkt sehr wichtig, damit wir insbesondere auch diejenigen Unternehmen, die weniger IT-affin sind, Schritt für Schritt darauf vorbereiten können.“
e-Vergabe von RIB: bieterfreundlich und kostengünstig
Im Großen und Ganzen wird die e-Vergabe bei den Unternehmen, die sich für öffentliche Aufträge interessieren, sehr gut akzeptiert. Zum einen, da sie die Plattform durch die Zusammenarbeit mit der Stadt und dem Staatlichen Bauamt größtenteils bereits kennen. Nach Angaben der Abteilung Bauwesen (technisch) ist die Lösung insbesondere deshalb sehr bieterfreundlich, da die Unternehmen gegen eine nur einmalige Gebühr sofort mit der Plattform arbeiten können. „Derzeit gibt es im gesamten Bundesgebiet noch kein einheitliches System für die elektronische Vergabe“, berichtet Hausotter. „Die Firmen sind gefordert, sich bei verschiedenen Anbietern anzumelden. Die in Bayern eingesetzte RIB-Lösung schätzen sie sehr, da sie hier mit nur einmaliger Bezahlung direkt starten und das System dauerhaft anwenden können.“
Für eine sehr gute Akzeptanz sprechen auch die Abgabequoten im Landkreis. Insbesondere Tiefbauunternehmen profitieren von den Vorteilen der Angebotsabgabe direkt über die RIB-Plattform. Bei aktuellen Ausschreibungen zählt der Bereich Bauwesen zwischenzeitlich teilweise sogar über 50 Prozent der Bieterunternehmen, die auch die elektronische Angebotsabgabe nutzen. Genauso geht im Hochbau die Tendenz klar in Richtung digitaler Abgabe.
Einfach im Handling, rechtssicher und ohne Risiko
Doch nicht nur die Bieterfirmen profitieren von der neuen Lösung. Das Druck- und Servicezentrum des Landratsamtes, das in der Vergangenheit bei öffentlichen Ausschreibungen stets stark gefordert war, freut sich über die Entlastung, die die digitale Plattform mit sich bringt. „Zeitweise verschicken wir rund zehn Ausschreibungspakete gleichzeitig – bei der Größe der Leistungsverzeichnisse wurde beim Versand in Papierform ein ganzes Büro vereinnahmt“, erinnert sich Sigrid Hausotter. Weitere Vorteile des Systems: Der Das Landratsamt kann Unterlagen jetzt zeitnah übermitteln. Das in der Regel aufwändige Bestellverfahren gehört der Vergangenheit an – der Download durch die Bieterunternehmen erfolgt vollautomatisch. Das Versenden der Submissionsprotokolle geht ganz leicht per Mausklick über die E-Business-Plattform und steht den Bietern unverzüglich nach dem Eröffnungstermin zur Verfügung. Und sind Änderungsmitteilungen zu versenden oder eine Info über einen alternativen Submissionstermin herauszugeben, so geht dies allesamt in kürzester Zeit über die Vergabeplattform. Die Vergabestelle für den Bereich Bauwesen(technisch) hat stets schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen zu den laufenden Ausschreibungen und kann den Prozess live am Bildschirm nachverfolgen.
Die Rechtssicherheit wird durch die Oberste Baubehörde im Bayerischen Staatsministerium des Innern gewährleistet. Sämtliche Formulare werden nach Vorgaben des Vergabehandbuchs Bayern stets an den aktuellen Rechtsstand des Bundeslandes adaptiert.
Sigrid Hausotter abschließend: „Das RIB-System ist relativ selbsterklärend. Davon profitieren mein Team und ich sowie die Bieterunternehmen, die sich bei uns bewerben, gleichermaßen. Sehr gut finde ich die elektronischen Ausfüllhilfen für Formulare und Leistungsverzeichnisse und die Plausibilitätsprüfungen, die die Bieter dabei unterstützen, Formfehler zu vermeiden. Nicht zuletzt wird die Prüfung der GAEB*-Dateien sehr geschätzt. Und sollten doch einmal Schwierigkeiten in der täglichen Arbeit mit der Vergabeplattform auftreten, so hat uns das Kompetenzteam der RIB Software AG stets schnell und hinreichend helfen können“, fasst Hausotter zusammen.