Während die Bieterfirmen zunächst mit gemischten Gefühlen auf die neue, allesamt verpflichtende elektronische Angebotserstellung reagierten, erkannten sie doch größtenteils sehr schnell ihre eigenen Vorteile durch die Nutzung der Plattform. „Auch bei Verfahren im Unterschwellenbereich haben wir Papier von Anfang an nicht mehr zugelassen“, berichtet Seise. „Die Unternehmen haben trotzdem sehr schnell gelernt, die einheitlichen Informationen, die die Plattform ihnen offeriert, zu schätzen. So werden sie beispielsweise anschaulich durch die Angebotserstellung geführt und das Programm hilft ihnen nicht zuletzt, weniger bis keine Fehler mehr zu machen, sodass wir deutlich weniger Bieter aus einem Verfahren ausschließen müssen. Ein Vorteil übrigens für beide Seiten“, ergänzt sie.

Neben den leeren Schränken und deutlich kleineren Archiven vermelden die Mitarbeiter der Zentralen Vergabestelle des Studentenwerks München eine immense Arbeitserleichterung und Zeitersparnis bei den Bekanntmachungen. Zu vielen  Plattformen, etwa zu Bund.de, zum Amtsblatt der EU oder auch zum Staatsanzeiger oder anderen Bekanntmachungsmedien bietet die RIB-Lösung die entsprechenden Schnittstellen. Neue Verfahren sind somit nur noch einmalig auf der RIB-Plattform einzutragen und zu versenden. Das geht schnell und minimiert auch hier eindeutig das Fehlerrisiko.

Gleichzeitig schafft das Studentenwerk aktuell einen vollkommen durchgängigen, internen Workflow auf RIB eVergabe. „Auch hier können wir noch einiges an Papierkram einsparen“, ist Franziska Seise überzeugt. „Ziel ist es, die IT-Lösung in vollem Umfang zu nutzen und damit von einer größtmöglichen Zeitersparnis zu profitieren“, fasst die Leiterin der Zentralen Vergabestelle zusammen.