Neben Schnelligkeit und Rechtssicherheit ist eine hohe digitale Angebotsquote eines der wichtigsten Ziele der e-Vergabe. Nur wenn viele Angebote zeitsparend eingelesen werden rechnet sich die elektronische Vergabe für den Auftraggeber. Nur so kann er die Submission und alle nachgelagerten Prozesse der Prüfung, Wertung und Zuschlagserteilung verbessern.
Mit einem durchgängig integrierten Prozess – von der Eröffnung über die Auswertung bis hin zum Zuschlag – ist die e-Vergabe-Plattform der RIB Software eine der führenden Lösungen für e-Vergabe.
Über RIB eVergabe veröffentlichen die Länder Berlin, Bayern und Schleswig-Holstein sowie die Kommunen Stuttgart, Hannover, Wuppertal, Augsburg, Ingolstadt, Kassel und Göttingen jeden Tag bis zu 800 öffentliche Aufträge mit Bau-, Liefer- und Dienstleistungen aus allen Bundesländern.
Gewinner des bayerischen e-Government-Preises 2011
Das Bayerische Staatsministerium für Wohnen, Bau und Verkehr und die Firma RIB Software sind in den für e-Government eingerichteten bundesweiten Gremien und Arbeitsgruppen (Bauministerkonferenz Projektgruppe – Elektronische Vergabe im Staatlichen Hochbau, Projektgruppe xVergabe, Projektgruppe xBekanntmachung) vertreten.
Ihr gemeinsames Ziel: Die Vergabeplattform „vergabe.bayern“ soll ständig aktuell in die deutschland- sowie auch europaweiten Entwicklungen des e-Governments eingebunden werden und Erfahrungen länderübergreifend ausgetauscht werden. Ziel der Bayerischen Staatsbauverwaltung ist es, diverse, bereits eingesetzte und auch künftige EDV-Anwendungen miteinander zu verknüpfen und – soweit technisch und durch offene Schnittstellen möglich – an die Vergabeplattform „vergabe.bayern“ anzubinden.
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Der Erfolg der e-Vergabe lebt davon, dass stets alle Vergaben nach festgelegten Grundlagen von Bund und Land erfüllt werden. Das Zauberwort heißt Synergien. Durch die kompetente Unterstützung unserer Partner TSI und RIB, die uns außerdem die Möglichkeit eines aktiven Networkings mit zahlreichen öffentlichen Auftraggebern der Bundesrepublik anbieten, sind wir in der Lage, die Stärken einer „echten“ e-Vergabe stets voll auszuschöpfen.
Elektronische Vergabe in Schleswig-Holstein
Die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH) als zentraler Dienstleister des Landes für Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen startete im Herbst 2011 den Echtbetrieb für Land und Bund in Schleswig-Holstein mit der elektronischen Vergabeplattform der RIB Software.
Im September 2010 erhielt das Stuttgarter Technologieunternehmen RIB nach vorangegangener Ausschreibung und umfassender Evaluation den Zuschlag der GMSH für die e-Vergabeplattform. Die Markteinführung der Plattform durch die GMSH erfolgte planmäßig am 28. September 2011. Mit der Aufnahme des Echtbetriebs durch Schleswig-Holstein wickeln zwischenzeitlich drei deutsche Bundesländer ihre Vergabeprozesse auf der RIB-Plattform ab.
Besonderen Anklang bei den Bietern fand der Bieterclient ava-sign mit seiner Vollständigkeitsprüfung, der Integration des GAEB Standards sowie der Implementierung von Excel-Leistungsverzeichnissen.
Eine Auswahl der Vergabestellen, Unternehmen und Einrichtungen, die mit RIB eVergabe arbeiten.
Die RIB-Plattform RIB eVergabe offeriert in vielen Punkten eine Struktur, die in den Abläufen sehr nah am klassischen Verfahren ist.
Der Prozess ist sehr übersichtlich und insgesamt stringent. Die Beantwortung aller Bieterfragen, beispielsweise, war in der Vergangenheit stets mit einem erhöhten Aufwand verbunden. Jetzt geht alles schnell und einfach per Mausklick.
Das RIB-Bietertool führt Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen durch. So ist für beide Seiten – für uns als Auftraggeber und ebenso für den Bieter – gleichermaßen sichergestellt, dass niemand aufgrund von Formfehlern ausgeschlossen wird.
Die Produkte der RIB Software wurden konzipiert, um möglichst offene Schnittstellen für andere Systeme zu bieten. Gleiches gilt neben den iTWO-Produktlinien auch für die e-Vergabe. Mittels der Connectoren-Technik auf XML-Basis lassen sich Schnittstellen nach Kundenanforderungen für unsere Softwareprodukte anpassen.
Diese direkte Schnittstelle zum Produkt RIB iTWO ermöglicht es, neben den Grunddaten einer Vergabe auch Termine, das Leistungsverzeichnis, Bieter und weitere Dokumente an die Plattform zu übertragen. Die Schnittstelle basiert auf einem offenen XMLRPC-Standard, kann auch von jedem anderen AVA-System genutzt werden und lässt sich beliebig erweitern.
Auch die Schnittstelle zu HHV basiert auf einer Connectoren-Technik auf Basis eines offenen XMLRPC-Standards. Die Standard-HHV-Schnittstelle wurde zum Beispiel für das Land Bayern und das Land Schleswig-Holstein auf der Vergabeplattform Berlin nochmals erweitert.
Im Bereich der SAP-Anbindung wurde für die Vergabeplattform der T-Home eine komplette Integration der Vergabe und Leistungserbringung in SAP realisiert. Auf dieser Basis können weitere Anpassungen erfolgen.
Ein intelligentes Formularwesen, bei dem kundenindividuelle Formularbibliotheken und das Vergabehandbuch (VHB) sowie HVA (HVA-B-StB, HVA-L-StB und HVA-F-StB) als Standard-Bibliothek hinterlegt werden, vereinfacht Ihre Arbeitsprozesse.
Denn sortierte Formularsätze für verschiedene Vergabeverfahren erhöhen das Tempo deutlich, Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen senken die Fehlerquote drastisch.
In RIB eVergabe ist eine intelligente Formularbibliothek integriert, die auf der Adobe PDF-Technologie basiert. Je nach Wahl der Vergabeordnung und des Vergabeverfahrens können individuelle Formularsätze (Baumaßnahme des Landes, Baumaßnahme des Bundes, IT-Leistungen etc.) ausgewählt werden. Der ausgewählte Formularsatz wird in die Vergabeunterlagen richtig einsortiert und mit den bereits erfassten Stammdaten aus der Datenbank und Daten der Vergabe wie der Vergabenummer, Bezeichnung der Ausschreibung, Termine und anderen Angaben zum Verfahren automatisch ausgefüllt. Werden Daten aus HHV übertragen, werden diese ebenfalls in die benutzten Formulare übernommen.
In der Baumstruktur der Vergabeunterlagen wird angezeigt, welche Formulare bereits bearbeitet wurden. RIB eVergabe stellt hierbei immer sicher, dass Vergabestelle und Bieter nur die jeweils für sie bestimmten Formularfelder ausfüllen, den Formulartext und die anderen Formularfelder aber nicht manipulieren bzw. versehentlich ändern können.
Durch die Verwendung intelligenter PDF-Formulare können z. B. nach der Angebotsöffnung die Formularangaben der Bieter zur Weiterverarbeitung in andere Fachverfahren automatisiert ausgelesen werden. Das Format ist gegen Manipulation geschützt und eignet sich für eine Langzeitarchivierung. Grundsätzlich besteht aber auch immer die Möglichkeit, reine PDFs ohne Felder in den verschiedenen Verfahren zu nutzen und diese auf die Plattform zu laden.
